Stichprobenverfahren bei massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten: eine Fallstudie am Beispiel von Sozialhilfeakten

Der Beitrag geht von der unter Archivaren unumstrittenen Tatsache aus, dass damals wie heute nicht das gesamte aus der Verwaltungstätigkeit entstandene und entstehende Schriftgut aufbewahrt werden kann. Hier sind letztlich die aus Bewertungsverfahren hervorgegangenen Bestandsübersichten und Findmittel erforderlich, die wie Kompass und Landkarte dem Nutzer Orientierung bieten und daher zu Recht das Bewertungsgeschäft in den Mittelpunkt archivischer Kernaufgaben rücken. Dieser Befund verdeutlicht die These des vorliegenden Beitrags, dass eine grundsätzliche Auseinandersetzung mit dem Themenkreis der Bewertung unumgänglich ist. Als unerlässliche Grundlage hierzu wird eine Bestandsaufnahme zur Praxis der Schriftgutverwaltung und der Bewertung in den nordrheinischen Kommunen angesehen. Mittels Fragebogen beschreiben die rheinischen Kommunalarchivare ihre Situation und liefern zugleich die für eine differenzierte Analyse der Bewertungspraxis in rheinischen Kommunalarchiven notwendigen Daten. Die Daten beziehen sich auf 1662 Sozialhilfeaktenbänden aus dem Zwischenarchiv der Gemeinde Liblar. Das betreffende Schriftgut ist in den Jahren von 1950 bis 1999 entstanden. Als Stichprobenverfahren wurde eine Klumpenstichprobe nach Buchstaben gewählt. Grundsätzlich stehen drei Varianten des Umgangs und der Bewertung mit massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten zur Diskussion. Nicht nur Stichprobenziehungen, auch Totalkassation und Vollarchivierung sind reale Handlungsoptionen. Wird jedoch eine tatsächlich repräsentative Aussagemöglichkeit als unerlässlich angesehen, so führt kein Weg an einer Zufallsauswahl nach Zufallszahlen vorbei. Über die Genauigkeit des Stichprobenresultats und damit über den Grad der Repräsentativität entscheidet dann allein die Stichprobengröße. Generell ist festzustellen, dass im Archiv repräsentative Stichprobenziehungen möglich sind. Allerdings ist ihre Durchführung u.U. mit einem höheren Aufwand verbunden, als es beispielsweise ein rein mechanisches Vorgehen nach Klumpen bei entsprechender ...